Ефикасна организација посла

Није све у техничком знању. Некад је потребно развити и вештине управљања сопственим временом како би се циљеви могли испунити. Овде ћу набацати неке мисли и препоруке с којима се сусрећем на послу и које сам научио од људи паметнијих од мене.

Организуј задатке

Све што треба да се уради а траје дуже од 5 минута заслужује да буде записано како би се могло одрадити мало касније. Све што траје краће од 5 минута не заслужује задатак јер ако је потребно написати кратак мејл, онда је брже просто одмах послати мејл у две реченице него писати задатак па га онда после решавати и изгубити дупло више времена и труда на глупост.

Ограничи број алата

Мање је важно који алат користиш за организовање задатака. Неко користи Outlook, OneNote, Google Keep... заиста није толико важно. Оно што је заиста важно је да сви задаци ако је то могуће буду у једном алату. Уколико су задаци расути, онда ћеш губити енергију да их пратиш или ћеш константно заборављати да решаваш ствари.

Ограничи број задатака

Како би се одржао преглед шта је важно а шта не, листа задатака не сме да буде дугачка. Све што је дуже од 7-10 задатака више није прегледно и тешко је пратити шта се ту дешава. Уколико се накупи више задатака, онда треба планирати фиксно време кад можеш да седнеш и решиш одређени број како би се списак вратио под контролу и поново постао прегледан.

Све што није важно склони да не видиш

Уколико имаш неке ствари које ти стоје дуго а које желиш да урадиш, а никако не проналазиш време, запиши негде где знаш где се налази па да можеш да опет видиш по потреби. Оно што се у стварности дешава је да се овакви задаци ретко икад ураде, већ или остану заборављени или их свакако обришемо јер више нису релевантни. Добар пример је кад хоћеш да прочиташ један блог пост па никако -> у ђубре након неког времена.

Уклони све што те омета

Искључи све нотификације које ти нису потребне. Углавном није неопходно да одмах видиш кад ти је мејл стигао и не треба да га провераваш сваких неколико минута. Ако ти телефон смета, стави га у фиоку. Одјави се са месенџера на кратко ако треба да завршиш нешто битно. Ти треба да контролишеш шта и кад хоћеш да читаш. Тако је најбоље 2-3 пута дневно читати мејлове и тад их обављати уколико је могуће одмах, или од њих опет правити задатке.

Користи календар и држи га уредним

У календару можеш да планираш своје задатке и да расподелиш време како треба. Такође тако можеш лепо да планираш и рад са колегама. Уколико делиш календар, тако ћеш омогући колегама да лакше могу да направе састанак с тобом. Категоризуј задатке - можеш и бојама. Тако ћеш знати који термини ти шта значе. Да ли си физички одсутан, да ли тај састанак може да се помера и сл. Не претрпавај календар. Остави себи увек времена за непланиране ствари између термина/састанака за непланиране ствари.

Дигитализуј белешке одмах после састанка

Најгоре што са белешкама може да се деси је да заувек остану у твојој свесци. Ако од тих белешки направиш један документ (попут овога) где опет можеш да нађеш оно што ти је битно, те информације настављају да живе. Ако после састанка треба да направиш нови термин или пошаљеш неки мејл, уради то одмах. После ћеш заборавити и неће ти бити свеже шта је све договорено на састанку.

Планирај унапред

Гледај у календар редовно 2-3 дана унапред како би могао да се припремиш за неке битне састанке. Немој да допустиш себи да на крају дана (или још горе у петак увече) сконташ да сутра (односно у понедељак) имаш нешто важно за шта треба да се припремиш - или још горе, да сутрадан или не одеш на састанак рано ујутру или да одеш неспреман. Дугорочније ствари захтевају мало више планирања.

Чисти мејлове

Безброј мејлова их не чини прегледним. Безброј непрочитаних мејлова је јебена катастрофа. Гугл инбокс је увео интересантну стратегију које се ја и даље држим: 0 inbox. Сви мејлови који су решени се архивирају. Ја и даље могу да их нађем, али их не видим више. Оно што видим или решавам одмах или претварам у задатке односно одлажем.

Категоризуј задатке

У књизи https://gettingthingsdone.com/ је приказана лепа табела која дели задатке у четири категорије у четири квадранта координатног система. Ово су категорије а могу и једноставно да се реше:

1. Важно и хитно - уради одмах
2. Хитно и неважно - делегирај ако можеш
3. Важно и није хитно - планирај/одложи
4. Није важно и није хитно - батали. Не мора све да се уради.

Извор је видео снимкa: https://www.youtube.com/watch?v=FS1mnISoG7U

Ово су само неке тезе које сам запамтио и могао напамет да напишем. Ништа од наведеног није апсолутна истина. Свако може да има своју методу. Слободно додајте у коментарима ако имате нешто паметно :)
Уколико се још нечега сетим дописаћу овде или ако буде више материјала, написаћу нови пост. И за крај, могу да препоручим да погледате одличан кратак видео Скота Ханселмана на сличну тему: